Pflichtenhefterstellung – vom Konzept zur praktischen Umsetzung

Projekte aktiv umzusetzen, Ärmel hochkrempeln und mit der Arbeit beginnen, fällt vielen Menschen leicht. Sich zuvor ein Konzept zur genauen Vorgehensweise zu erarbeiten, gehört eher zu den unliebsamen Aufgaben. Einige Vorhaben scheitern beispielsweise daran, dass zu Beginn die Weichen nicht richtig gestellt wurden. Negative Auswirkungen auf den Projektverlauf können später schlimmstenfalls nicht mehr korrigiert werden.
Eine konzeptionelle Herangehensweise unterstützt die Arbeitsabläufe und hilft, sie übersichtlich zu gestalten. Schritt für Schritt lassen sich Teilziele erarbeiten, bis letztlich das strukturierte Projekt komplett umgesetzt wurde. Unternehmen erstellen deshalb für ihre Arbeitsprozesse immer häufiger Pflichtenhefte. Bei der Erstellung sind jedoch vier elementare Säulen zu berücksichtigen.

Ein Überblick über den Begriffswald: Pflichtenheft, Lastenheft, technische Vorgabe, Fachkonzept, Grobspezifikation, Funktionsliste

Zunächst muss festgelegt werden, ob ein Pflichten- bzw. Lastenheft, eine technische Vorgabe, ein Fachkonzept, eine Grobspezifikation oder eine Funktionsliste erstellt werden soll. Im konzeptionellen Ansatz zur Pflichtenhefterstellung ist es erforderlich, diese Begriffe für alle Beteiligten genau zu definieren, da ihre Assoziationen zu einzelnen Begriffen deutlich voneinander abweichen können. Erst durch eine einheitlich definierte und konkretisierte Begrifflichkeit wird die gemeinsame Ausgangsposition festgelegt.

Wird das Pflichtenheft für ein internes Projekt erstellt, können die Begrifflichkeiten frei definiert und beschrieben werden. Sie müssen aber bestimmten Normen angepasst werden, sobald externe Dienstleister für die Erstellung eingesetzt werden. Die Anforderungen an den Aufbau unterscheiden sich dabei innerhalb der Branchen und Einsatzgebiete wesentlich. Die Norm DIN 69905 beschreibt beispielsweise, welche Bedeutung das Pflichtenheft innerhalb eines Werkvertrages hat. Bei internen wie auch externen Projekten können so Missverständnisse und Streitfälle im Projektverlauf vermieden werden.

Auf den Inhalt kommt es an!

Auch die Inhalte des Pflichtenheftes sollten bereits im Vorfeld definiert werden. Für den Verlauf erweist es sich als strategisch sinnvoll, wenn zu Beginn eine grundsätzliche Gliederung erstellt wird und erst dann weitere Inhalte erarbeitet werden.

Je nach Anforderungsbereich für das zu erstellende Pflichtenheft muss eine Gliederung vorgenommen werden, die einzelne Bereiche klar benennt und voneinander trennt. Erst diese klare Struktur ermöglicht es, weitere Aufgaben innerhalb der Pflichtenhefterstellung zu bearbeiten. Mit folgender Grundgliederung entsteht das erste Schema:  

• Fachliche Anforderungen
• Technische Anforderungen
• Rechtliche Anforderungen 

Die fachlichen Informationen beschreiben die Anforderungen des Anwenders und wie deren Umsetzung sich gestalten soll. Hierbei ist die so genannte „Usability“, also die Benutzerfreundlichkeit, ein nicht zu vernachlässigender Faktor. Im Rahmen der technischen Informationen wird eindeutig definiert, wie die Lösung umgesetzt werden soll und welche Rahmenbedingungen dabei zu beachten sind. Um mögliche Missverständnisse von vornherein zu vermeiden, ist es dabei besonders wichtig, exakte Begrifflichkeiten und Standards zu verwenden.

Im dritten Anforderungsbereich werden rechtliche Fragen geregelt. Hierbei sind neben formaljuristischen Aspekten auch alle weitergehenden Fragestellungen zur Nutzung, Überlassung und zum Copyright exakt zu bestimmen. Die Komplexität dieses Themas hängt entscheidend vom Bereich und Umfang der Anforderung ab. Wurde hier zu Beginn nicht sorgfältig gearbeitet, können im Schadensfall immense, nicht zu kalkulierende, zusätzliche Kosten entstehen. Dieser Themenbereich sollte daher durch juristisches Fachpersonal erstellt oder zumindest überprüft werden. 

Entscheidend ist das Team

Sind die ersten beiden Säulen erarbeitet, geht es nun darum, die richtigen Teams zu benennen und mit Aufgaben zu betreuen. Sowohl für die Erstellung komplexer Pflichtenhefte als auch für die so genannten Zusatzanforderungen, wie zum Beispiel Schnittstellenerweiterungen, sollten immer eigene Teams ausgewählt werden. Als äußerst effektiv hat sich dabei die Festlegung eines Teams von mindestens zwei und maximal fünf Personen für je einen Hauptbereich aus der vorgenannten Gliederung bewährt. Ein kleines Team ist zwar oft schnell und effektiv in der Umsetzung, unterliegt aber einem hohen Stressfaktor, der wiederum zu Fehlern und Überlastungen führen kann. Ein großes Team fängt diese Überlastung auf, ist in seiner Arbeit hingegen langsamer, da es einer immer wiederkehrenden Kontrolle und Zielausrichtung bedarf.

Innerhalb jeden Teams sollte ein Teamleiter bestimmt werden, der sich gegenüber dem Projektleiter für die Arbeit verantwortlich zeichnet. Dieser muss neben der fachlichen Kompetenz die Fähigkeit besitzen, Informationen bündeln und auftretende Schwierigkeiten benennen und dokumentieren zu können. Die Teamleiter tauschen ihre Ergebnisse laufend mit den anderen Leitern aus und definieren den aktuellen Projektverlauf. Nur so ist gewährleistet, dass alle Aufgaben abgestimmt und fachlich korrekt umgesetzt werden.

In den Unterbereichen kann durchaus ein breites Team eingesetzt werden, welches jedoch nur einzelne, klar umrissene Aufgaben umsetzt. Alle diese Einzelschritte sind klar definiert und mit ihrer Erledigung vollständig abgeschlossen.

Außerdem ist für jedes Projekt die Erstellung eines Organigramms erforderlich. Änderungen an der Struktur müssen dabei unbedingt dokumentiert werden. Nur so ist jedem Beteiligten ersichtlich, wie sich sein Aufgabenbereich im Detail gestaltet und in welcher Abhängigkeit er zu anderen Abteilungen steht. Das Organigramm ist ein wesentlicher Bestandteil eines Pflichtenheft-Konzeptes.

Strukturieren geht vor Implementieren

Wird die Arbeit innerhalb der Bereiche und der Teams strukturiert, erleichtert das allen Beteiligten die Arbeit und schafft im Ergebnis eine transparente Dokumentation. Erst wenn die Strukturen für das Projekt definiert worden sind, sollte mit der Umsetzung begonnen werden. Eine Struktur von mindestens drei Ebenen, die dem Gesamtprozess Rechnung tragen, erweist sich dabei als sinnvoll.

Erste Ebene – Prozessüberblick

Mit dem Prozessüberblick wird eine übergeordnete Ebene geschaffen, die nicht nur eine Gesamtsicht auf das Projekt ermöglicht. Bei der Umsetzung ist sie als Prüf- und Messkriterium des Fortschritts zu werten. Hier werden auch die übergeordneten Prozessschritte grob definiert und dargestellt.

Der Gesamtverantwortliche arbeitet diesen Überblick im Wesentlichen aus und ist auch für die Kontrolle zuständig. Neben der ersten Strukturierung sorgt er für eine die Aufgabenbeschreibung und die jeweiligen Zuständigkeiten in den untergeordneten Teilprojekten.

Zweite Ebene – Teilprojekte

Jedes Projekt, unabhängig von Größe oder Umfang, kann effektiver umgesetzt werden, wenn es in sinnvolle Teilprojekte untergliedert wird. Diese Teilprojekte bilden logische Schritte der Umsetzung ab und schaffen so einen verständlichen Rahmen. Der Übersichtlichkeit halber sollten die Teilprojekte nummeriert werden. Für die detaillierten Ausführungen innerhalb des Pflichtenheftes sind die Nummerierungen aber durch sprechende Bezeichnungen zu ersetzen. So ist die Formulierung „Druckersteuerung auf verschiedene Fächer“ für den Lesefluss förderlicher als die Bezeichnung P90120.

Die Gliederung in Teilprojekte ist darüber hinaus für das Controlling immens wichtig. Unabhängig vom Gesamtverlauf des Projektes und eventueller Eskalationen innerhalb bestimmter Teilprojekte, können andere Bereiche so komplett abgeschlossen und mit einem Status versehen werden. Die Bewertung der Teilprojektebene ermöglicht dann auch die Beurteilung des Gesamtfortschrittes.

Dritte Ebene – Detailebene

Innerhalb dieser Ebene werden alle Arbeiten, die durch Sachbearbeiter und Fachpersonal umgesetzt werden, in das Pflichtenheft eingebracht. Spezifische Anforderungen und Zusammenhänge müssen hier sauber gegliedert, detailliert beschrieben und dokumentiert werden. Hier wird auch genau festgehalten, welche Arbeiten von internen und externen Mitarbeiter umgesetzt werden müssen. Basis dafür sind die Anforderungen, die zu Beginn bei der Definition der Inhalte festgelegt wurden.

Obwohl erfahrungsgemäß im Projektverlauf weitere Schritte und Ebenen zu den erarbeiteten hinzukommen, sollte auch innerhalb dieser Ebene eine Gliederung vorgenommen werden. Erst während der konkreten Erarbeitung stellen sich mitunter projektkritische Zusammenhänge heraus. Diese müssen unmittelbar in die Anforderungen einfließen. Auf keinen Fall dürfen in diesem Bereich Arbeitsschritte auf einen späteren Zeitpunkt verschoben werden.

Zusammenfassung

Die Pflichtenhefterstellung ist ein ernst zu nehmendes und sehr hilfreiches Projekt in Unternehmen und sollte in ihrer Bedeutung nicht unterschätzt werden. Neben dem hier genannten Konzept zur Erstellung gilt aber auch der Ressourcenplanung Mensch ein Höchstmaß an Sensibilität und Einfühlungsvermögen. Wie so oft gilt: Ein gut funktionierendes  Team mit klarer gemeinsamer Zielsetzung ist häufig eher erfolgsentscheidend als umfassendes fachliches Know-how. Machen Sie sich die Arbeit und investieren Sie in ein solides Projektfundament. Es zahlt sich mehrfach durch eine kürzere Gesamtprojektlaufzeit und schnellere Projekterfolge aus!